Делопроизводство приказ о назначении

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. При смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях организации, их сохранность возлагаются на руководителей этих подразделений. Приказом руководителя организации назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства, который осуществляет в структурном подразделении учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения и др.

Ответственный за делопроизводство приказ

Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но и одновременно относятся и к первичным учетным документам, так как фиксируют факт приема,перевода или увольнения гражданина и являются основанием для начисления ему заработной платы Основой кадрового делопроизводства являются приказы распоряжения по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях. Содержание кадрового приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Из приказов руководителя организации по личному составу информация переносится в учетные документы и трудовые книжки работников. Приказы по личному составу документируют процесс движения кадров в организации. С этой целью целесообразно разработать инструкцию, которая определяла бы порядок оформления документов при приеме, переводе, увольнении и учете работников предприятия, а также порядок издания, учета и рассылки приказов по личному составу.

Для оформления приказа по личному составу необходимо письменное обоснование, такое как заявление работника, докладная записка, акт например, о нарушении трудовой дисциплины , запрос на перевод работника из другой организации и др.

Личное заявление работника обычно пишется от руки в произвольной форме, в которой излагается просьба о приеме на работу, увольнении, переводе на другую вакантную должность или в другую организацию и т.

В заявлении обязательно указывается адресат должность, фамилия, инициалы руководителя организации , текст, личная подпись, дата. На заявлении проставляются резолюция руководителя и отметка о направлении документа в дело. Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов по основной деятельности организации. По структуре приказы могут быть простыми и сложными.

Если приказ касается одного лица, то он называется простым индивидуальным. Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным.

В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса прием или увольнение и др. В сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов и прием, и увольнение и др. В этих приказах, как правило, существует определенная последовательность расположения отдельных вопросов: сначала — назначение на должности, затем — перевод на другие должности, далее — освобождение от занимаемых должностей.

Если в одном пункте перечисляется несколько фамилий, то они следуют в алфавитном порядке. Приказы по личному составу должны быть оформлены в строгом соответствии с ТК РФ. Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать. Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии печатается прописными буквами , имени и отчества печатаются полностью строчными буквами , в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса. Приказ по личному составу должен по каждому пункту содержать обоснование, в котором указывают документы, послужившие основой для его издания.

Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников приказ касается. Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания визируются юристом при его наличии. Бухгалтером могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования. Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его отсутствие - заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.

Отдельно издаются приказы о поощрении, премировании, об отпусках и командировках. Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в дела отделом кадров. Основания к приказам подшиваются в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.

В связи с тем, что приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках имеют временные сроки хранения, их формирование необходимо производить отдельно от всех других приказов по личному составу. Согласно п. Этот порядок распространяется и на небольшие организации, где создается незначительное количество распорядительной документации, а за кадровое делопроизводство отвечает один из работников секретарь, бухгалтер, экономист и т.

Приказ об отмене ранее изданного приказа пункта, пунктов приказа по личному составу. В процессе повседневной деятельности по управлению персоналом у руководства любой организации время от времени возникает необходимость в отмене ранее изданных приказов пункта, пунктов приказов по персоналу. Под соответствующими обстоятельствами следует понимать такие обстоятельства, наступление которых делает ранее изданный приказ какой-либо его пункт или пункты юридически ничтожным вследствие невозможности выполнения либо вследствие отпадения оснований для выполнения такого приказа пункта, пунктов приказа по тем или иным причинам, как обусловленных действиями работодателя и или работника, так и не обусловленных ими, т.

Функциональное назначение приказа об отмене ранее изданного приказа пункта, пунктов приказа по персоналу заключается в документировании факта обоснованной прежде всего в правовом отношении отмены соответствующего управленческого решения посредством принятия нового управленческого решения в данном случае - приказа по персоналу.

Оформление проекта приказа об отмене ранее изданного приказа пункта, пунктов приказа по персоналу производится работником отдела кадров с соблюдением требований ГОСТ Р6.

Приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ пункт, пункты приказа по персоналу Необходимость в издании приказов о внесении каких — либо изменений обусловлена возникновением соответствующих изменений в обстоятельствах, ранее послуживших причиной для издания приказа, содержание которого подлежит изменению.

Это обстоятельства, наступление которых делает ранее изданный приказ какой-либо его пункт или пункты юридически и или фактически неточным. Примеры приказов об отмене ранее изданных приказов пункта, пунктов приказов или внесении изменений в ранее изданный приказ по личному составу. Вариант 1.

О назначении ответственных за делопроизводство в подразделениях Санкт-Петербургской таможни

Запомним также, что номенклатуру дел организации, с помощью которой систематизируется документальный фонд, описи дел и акты о выделении документов к уничтожению утверждает руководитель организации. Инструкция по делопроизводству, бланки и типовые унифицированные формы документов организации также утверждаются приказами руководителя. А если он предоставляет право издавать подобные приказы одному из своих заместителей и возлагает контроль за их соблюдением на него или даже на руководителя службы делопроизводства, то в соответствии с законодательством, уставом организации и принципами делегирования полномочий он все равно несет ответственность за реализацию переданных полномочий всеми уполномоченными им лицами. К сожалению, не всегда и не все руководители понимают, что информация и документы являются собственностью и активом организации.

Организация делопроизводства в структурных подразделениях

Образец и бланк этой бумаги прикреплен. В большинстве случаев в небольших организациях делопроизводством занимается секретарь. Но иногда в организации вообще нет секретаря, а нужен человек, который бы оформлял принципиально важные для компании документы, либо секретарь есть, но он не справляется с тем объемом документации, которую необходимо заполнить, оформить, отправить и пр. Назначить ответственным можно любого сотрудника организации, на усмотрение руководителя. Если же такой приказ — способ увеличить заработную плату сотруднику за возросшее количество обязанностей, то указывать конкретную сумму в приказе будет нарушением. Для того чтобы юридически грамотно оформить такую надбавку и за увеличение выполняемой работы, нужно подписать два документа: приказ о назначении плюс приказ об установлении персональной надбавки относится к категории документов по личному составу. Нет видео. Видео кликните для воспроизведения. В приказе не должна указываться сумма надбавки, так как это будет являться разглашением персональных данных а на это работник согласия в большинстве случаев не пишет при устройстве на работу. Вот почему требуется второй документ.

Как составить приказ о назначении ответственных лиц

Виды ответственности, возлагаемой на работников распоряжениями руководства, зависят от специфики деятельности конкретного предприятия. Форма приказа о назначении ответственного лица и правила заполнения Приказ о назначении ответственного лица не имеет официально установленной формы. Он составляется произвольно, но с соблюдением правил, применяемых ко всем первичным документам. Эти правила установлены Законом от Бланк должен содержать: наименование организации, основные сведения о ней, город расположения; дату и номер документа; ФИО генерального директора или лица, уполномоченного издавать распоряжения; преамбулу, где указывается краткая цель издания распоряжения и содержится ссылка на правовую норму, на основании которой оно издано например, ссылка на ТК РФ ; суть распоряжения; подписи работников, в отношении которых составлен приказ, подтверждающие их ознакомление с документом. Подписывает бланк руководитель организации - генеральный директор. Образец приказа о назначении материально ответственного лица Приведём пример приказа о назначении ответственного лица в сфере контроля материальных ценностей. Список должностей, с работниками которых можно заключать письменные договоры о полной индивидуальной матответственности за недостачу вверенного имущества, приведён в Приложении N 1 к Постановлению Минтруда от

Полезное видео:

О назначении ответственных за делопроизводство в отделах Министерства

Организация делопроизводства в структурных подразделениях 3 июня Средний балл: 0 из 5 Вопреки распространенному мнению, делопроизводством в компании занимается не только канцелярия или служба ДОУ. От этого зависит качество работы с документами в компании в целом. В нашей статье мы расскажем о том, как назначить ответственных за делопроизводство лиц, какие функции следует им передать и как регламентировать новые правила. Вопреки распространенному мнению, делопроизводством в компании занимается не только канцелярия или служба ДОУ. Структурное подразделение представляет собой орган управления внутри организации, обладающий определенным набором функций. Количество и штатный состав структурных подразделений закреплены в организационных и кадровых документах компании. Структурные подразделения можно разделить на внешние их также называют обособленными — это филиалы и представительства и внутренние, к которым относятся отделы, службы, управления и т. Ниже, говоря об организации делопроизводства в структурных подразделениях, мы будем иметь в виду последние, не обладающие признаками самостоятельной организации и территориально расположенные близко к аппарату управления компанией.

Вход на сайт

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство Если объемы подлежащей к заполнению документации внушительны либо они увеличились и существующий штат сотрудников с ним не справляется, то необходим приказ о назначении ответственного за делопроизводство. Образец и бланк этой бумаги прикреплен. Но иногда в организации вообще нет секретаря, а нужен человек, который бы оформлял принципиально важные для компании документы, либо секретарь есть, но он не справляется с тем объемом документации, которую необходимо заполнить, оформить, отправить и пр. Назначить ответственным можно любого сотрудника организации, на усмотрение руководителя. Совмещение и доплата Если же такой приказ — способ увеличить заработную плату сотруднику за возросшее количество обязанностей, то указывать конкретную сумму в приказе будет нарушением. Для того чтобы юридически грамотно оформить такую надбавку и за увеличение выполняемой работы, нужно подписать два документа: приказ о назначении плюс приказ об установлении персональной надбавки относится к категории документов по личному составу. В приказе не должна указываться сумма надбавки, так как это будет являться разглашением персональных данных а на это работник согласия в большинстве случаев не пишет при устройстве на работу. Вот почему требуется второй документ. Ведь приказ о назначении ответственного за делопроизводство проходит в качестве приказа по основной деятельности, и его данные доступны всем. Смена работника Существуют ситуации, когда приказ требует внесения в него изменений.

Руководитель для оптимизации работы организации вправе подписать приказ о назначении ответственного за делопроизводство. Образец и бланк .

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство Опубликовано Оставить комментарий Приказ о назначении ответственного за делопроизводство создается в двух случаях: если в организации вырос объем документов, и секретарь перестал справляться с ним, либо если в компании вообще нет секретаря, но жизненно необходим человек, который будет заниматься обработкой документов. В статье вы найдете два образца приказов о назначении ответственного и комментарии к ним. Приказ о назначении ответственного за делопроизводство: общая информация Такой приказ всегда составляется в свободной форме. Главное, указать, на кого конкретно, когда и какая именно ответственность возлагается. Главного героя приказа — ответственного работника — нужно обязательно ознакомить с этим документом.

Приказ о совмещении профессий должностей Образец от эксперта На кого можно составить приказ о назначении ответственного за делопроизводство В небольших организациях объемы документопотока, как правило, небольшие. Поэтому функции делопроизводителя могут быть поручены в качестве совмещения кому-то из сотрудников. Но только желания руководителя для этого мало. В статье Кроме того, совмещение предполагает, что дополнительные функции работник будет выполнять в течении установленного по основной работе времени. То есть, интенсивность его труда, нагрузка на работника повысится. Следовательно, работодатель должен будет доплачивать работнику, выполняющему дополнительные к основным трудовые обязанности.

Примерная форма приказа о назначении ответственного за делопроизводство (подготовлено экспертами компании "Гарант").

Если к локальному нормативному акту прилагаются отдельные документы, например объяснительные, то это указывается в тексте. Для наглядности приведем образец приказа по основной деятельности. Реестр изданных приказов Изданные на предприятии распоряжения принято регистрировать, так как необходимо вести их учет. Локальные нормативные акты не только утверждаются руководителем, но и получают свой номер, под которым о них вносится информация в специально предназначенный для этих целей журнал.

Назначить в таможенных постах и отделах должностных лиц, ответственных за делопроизводство и архив Приложения 1, 2. Начальникам таможенных постов и отделов обеспечить: - в своих подразделениях организацию делопроизводства и работу архива в соответствии с требованиями "Инструкции по делопроизводству в Санкт-Петербургской таможне"; - в срок до 10 февраля года на основе типовой см. Методическое руководство работой должностных лиц, ответственных за делопроизводство и работу архива в подразделениях, возложить на ОДО Варламов С. В целях совершенствования подготовки и повышения квалификации должностных лиц, ответственность за делопроизводство, продолжить их стажировку в ОДО, ежеквартально проводить с ними семинары.