Приказ по личному составу нумерация

При этом из всей совокупности оформляемых кадровиками документов особое внимание уделяется процессу нумерации приказов. Связано это с тем, что кадровая служба оформляет только часть из общего комплекта приказов компании — те, которые связаны с личным составом. Их необходимо разграничивать с 2 другими издаваемыми в компании группами приказов по основной деятельности и административно-хозяйственного характера. Что значит присвоить номер приказу Присвоить номер приказу — значит: упорядочить процесс регистрации кадровой документации; ускорить процедуру распознавания приказа при необходимости отыскать его в общем объеме кадровых бумаг; облегчить классификацию приказов при оформлении документов на хранение.

Оформляем документы по личному составу

К документам по личному составу относятся: приказы по личному составу, заявления, автобиографии, характеристики и т. Рассмотрим порядок составления наиболее распространенных из них. Заявления Прежде всего остановимся на определении.

Заявление — это официальное изложение определенной просьбы в устной или преимущественно письменной форме. Это также вид обращения граждан в государственные органы и общественные организации для реализации предоставленных им прав. Заявления составляют в произвольной форме.

Вместе с тем существует определенные правила, выработанные многолетней практикой. Рассмотрим их. Вверху заявления справа указывают адресата — должность, фамилию и инициалы лица, на чье имя подается заявление. Например: — сокращенные формы обращения г-н, гр. То есть независимо от того, осталось ли место на строке с должностью, форму обращения полную или сокращенную пишут с новой строки вместе с фамилией должностного лица; — инициалы указывают рядом с фамилией, их нельзя переносить на другую строку; — если имя и отчество адресата приводят в полной форме, то их можно отрывать от фамилии и переносить из строки в строку любым способом; — сложные существительные дефисного написания, обозначающие должности, как правило, склоняются в обоих компонентах директору-распорядителю, инженеру-инспектору , но в отдельных случаях могут иметь и несклоняемую первую часть премьер-министру, пресс-секретарю, шеф-редактору.

Если заявитель — работник предприятия, то перед фамилией указывают его должность. При необходимости также могут указывать телефон заявителя, его паспортные данные и регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов. Каждый элемент сведений о заявителе оформляют с новой строки. После него точку не ставят. Заголовок к тексту заявления не приводят. В тексте заявления просьбу нужно излагать четко, с лаконичным обоснованием. Заявление является личным документом, поэтому его текст излагают от первого лица.

К заявлению могут быть приложены документы: копии военного билета, документа об образовании или полученной профессии с указанием разряда квалификации , документа об ученой степени и или звании, справка с предыдущего места работы о неиспользованных днях отпуска при переводе с другого предприятия , копия удостоверения участника боевых действий, рекомендательные письма и др.

В этом случае ниже текста делают соответствующую отметку. Если к заявлению прилагается один документ, то об этом пишут одним предложением.

Если же к заявлению прилагается несколько документов, их перечисляют, указывая, подлинник это или копия Например: К заявлению прилагаю следующие документы: 1. Трудовую книжку подлинник. Диплом об образовании копию. Справку о присвоении идентификационного кода копию. Две фотокарточки размером 4 см х 6 см. Дату заявления заявитель проставляет собственноручно слева ниже текста или после перечисления приложений при их наличии.

Подпись заявителя проставляют ниже текста справа в одной строке с датой. При этом расшифровывать подпись нет необходимости, поскольку фамилия, имя и отчество указаны в сведениях о заявителе. Заявления работников на имя руководителя предприятия, как правило, визирует начальник соответствующего структурного подразделения, а в случае его отсутствия — заместитель.

Подпись лица, завизировавшего заявление, должна быть расшифрована и рядом проставлена дата. Заявление пишут, как правило, от руки в произвольной форме или на трафаретном бланке. Составитель подписывает его собственноручно и подает вместе с приложениями в одном экземпляре. Заявление подлежит общей регистрации в канцелярии или у секретаря руководителя, на имя которого оно подается.

В дальнейшем на заявлении проставляют резолюцию руководителя и отметку об исполнении и направлении его в дело. Приведем пример заявления о приеме на работу.

Приказы по личному составу Ранее мы уже упоминали, что по содержанию приказы разделяют на две группы: — по основной деятельности; — по личному составу кадровые. О том, как составлять приказы по основной деятельности, вы могли узнать из подраздела 4. А сейчас рассмотрим приказы по кадрам. Приказ по личному составу — это документ, отражающий распорядительные действия в отношении трудовой деятельности работников предприятия, учреждения, организации. Приказами по личному составу оформляют прием на работу, перевод на другую работу, увольнение работников, предоставление отпусков, командирование и т.

Приказы по личному составу регистрируют и их учет ведут отдельно от приказов по основной деятельности Отдельно из группы приказов по личному составу выделяют и регистрируют приказы о командировании работников предприятия. Для регистрации приказов используют журнал регистрации или регистрационные карточки. Приказы по личному составу, как правило, оформляют на специальных бланках для приказов. Эти глаголы печатают прописными буквами от левого поля без отступа. Далее с новой строки с абзаца указывают прописными буквами фамилию работника, на которого распространяется действие распорядительного документа, и малыми с большой буквы — его имя и отчество.

Приведем пример приказа о направлении работника в командировку. В приказах о назначении на должность указывают установленный размер заработной платы тарифная ставка, оклад, надбавка и при необходимости условия приема временно, с испытательным сроком и их продолжительность и т. При переводе на другую работу в приказе приводят новую должность и структурное подразделение, вид перевода и его продолжительность для временного перевода , причину перевода, изменения в оплате труда.

При увольнении указывают причину увольнения в соответствии со статьями КЗоТ. Учтите: в приказе о назначении или увольнении работника обязательно следует указать полную дату число, месяц, год фактического выхода работника на работу прекращения трудовых отношений. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых календарных дней отпуска, даты его начала и окончания. Для ежегодного отпуска указывают также период, за который он предоставляется.

В конце приказа указывают основание для его составления. Приведем пример заполнения указанных форм документов на с. Заметьте: приведенные типовые формы приказов можно дополнять какими-либо сведениями или вносить в них иные изменения. Интересный момент. Приказы по личному составу бывают индивидуальными и сводными. В индивидуальных приказах помещают информацию только об одном работнике, а в сводных — о нескольких.

В сводных приказах в распорядительную часть включают пункты в следующей последовательности: — прием на работу; — увольнение. В пределах этих пунктов подпунктами указывают фамилии сотрудников по алфавиту. При составлении сводных приказов учитывайте следующее: один документ не должен содержать информацию с разными сроками хранения В связи с этим целесообразнее издавать приказ по одному вопросу. Изложение приказов должно быть единообразным. Проект приказа по личному составу готовит руководитель структурного подразделения или работник отдела кадров.

Указанный проект согласовывают с заинтересованными должностными лицами: с руководителем структурного подразделения, в котором работает упоминаемое в приказе лицо, с начальником отдела кадров, юрисконсультом, в определенных случаях — с главным бухгалтером. Приказ вступает в силу с момента его подписания. Однако отдельные пункты приказа могут иметь свои сроки вступления в силу.

Приказы по личному составу доводят до сведения работников под подпись. При этом на первом экземпляре приказа ниже подписи руководителя предприятия проставляют визу ознакомления. После издания соответствующего приказа, но не позднее недельного срока, а в случае увольнения — в день увольнения информацию о приеме на работу, переводе на другую работу или увольнении, а также о наградах и поощрениях вносят в трудовые книжки работников предприятия.

Формулировка в трудовой книжке должна точно соответствовать тексту приказа При этом помните: названия должностей должны соответствовать профессиональным названиям, указанным в Классификаторе профессий. Документы личного происхождения Рассматривая классификацию документов, мы уже упоминали о документах личного происхождения.

Напомним: таковыми являются документы, создаваемые физическим лицом вне служебной деятельности. К ним относятся: заявление, доверенность, расписка, автобиография, завещание и др.

Требования, предъявляемые к составлению заявлений, были рассмотрены в подразделе 7. Здесь же остановимся на таких документах личного происхождения, как доверенность и автобиография. Доверенность Доверенность — это письменный документ, который одно лицо выдает другому лицу для представления своих интересов перед третьими лицами. На основании доверенности одно лицо доверитель предоставляет другому лицу доверенному полномочия на совершение определенных действий.

Наиболее часто доверенностью одно лицо предоставляет другому лицу право на получение заработной платы, почтового перевода, пенсии и других материальных ценностей в случаях, когда не имеет возможности сделать это лично в связи с пребыванием в больнице, отъездом с места постоянного проживания и т. Обратите внимание: если в доверенности не указан срок ее действия, то она считается бессрочной и действует до прекращения ее действия ч.

Наличие этого реквизита обязательно в силу положений ч. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, является ничтожной; — описание действий, на осуществление которых выдана доверенность; — подпись доверителя; — заверение подписи доверителя должностным лицом предприятия, на котором доверитель работает находится на стационарном лечении , или по месту его проживания.

Также доверенность может быть заверена нотариально. Приведем пример составления доверенности на с. Автобиография Автобиография является документом личного дела, в котором составляющее его лицо представляет описание основных фактов своей жизни и деятельности в их хронологической последовательности.

Основные требования, предъявляемые к этому документу, — точность и объективность сведений, лаконизм изложения. Писать автобиографию следует без помарок и исправлений. В автобиографии обязательно указывают: — фамилию, имя и отчество замужние женщины указывают фамилию в замужестве и девичью фамилию ; — число, месяц и год рождения; — место рождения село, район, город, область — наименование согласно действовавшему на момент рождения административно-территориальному делению.

Если название населенного пункта, его статус или административная подчиненность изменились, то сначала указывают прежнее, а затем в скобках теперешнее географическое название, статус или административную подчиненность.

Кировограде ныне — г. Если лицо родилось не в Украине, кроме населенного пункта указывают также соответствующую страну; — гражданство; — сведения об образовании какое учебное заведение окончено, какие образование, специальность и квалификация получены ; — сведения о военной службе; — сведения о выполняемой за время трудовой деятельности работе когда, где и на каких должностях работало лицо, причины перехода на другую работу в хронологической последовательности и в полном соответствии с записями в трудовой книжке.

Когда речь идет о настоящем месте работы, то указывают также служебный адрес и номер телефона; — отличия: правительственные награды, почетные звания и т. Если родители умерли, то следует указать, в каком году; — домашний адрес возможные расхождения с фактическим местом проживания указывают отдельно ; — дату составления документа слева под текстом ; — подпись лица и ее расшифровку справа в одной строке с датой.

Официальные названия учебных заведений, воинских частей, предприятий, учреждений, организаций и их структурных подразделений приводят в форме, действовавшей в период учебы службы, работы. Если произошли изменения, в скобках после прежнего названия указывают настоящее. Сложносокращенные наименования предприятий и учебных заведений при первом упоминании обязательно расшифровывают и далее приводят сокращенно.

В отдельных случаях при приеме на работу требуется указать, привлекалось ли лицо, составляющее автобиографию, и его ближайшие родственники к уголовной ответственности и за что. Приведем пример автобиографии на с.

Заявления работников на имя руководителя предприятия, как правило, визирует начальник соответствующего структурного подразделения либо его заместитель.

НУМЕРАЦИЯ ПРИКАЗОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы: организационные; распорядительные. Кадровая служба обычно готовит проекты организационных, распорядительных и информационно-справочных документов. В дальнейшем она их согласовывает, издает, регистрирует, учитывает и хранит. Если они созданы после года, то их нужно хранить не менее 50 лет. При этом приказы по личному составу, которые составили в период госслужбы, которая не является государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от того, когда их создали.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

К документам по личному составу относятся: приказы по личному составу, заявления, автобиографии, характеристики и т. Рассмотрим порядок составления наиболее распространенных из них. Заявления Прежде всего остановимся на определении. Заявление — это официальное изложение определенной просьбы в устной или преимущественно письменной форме.

Нумерация приказов для маленькой организации

Приказ об изменении наименования должности с регистрационным номером Образец от эксперта Для чего нужна нумерация приказов по кадрам Во время работы в организации накапливаются распорядительные документы, в том числе — приказы по личному составу. Это распоряжения разных типов и с разными сроками хранения, регулирующие трудовые отношения работодателя и персонала. К ним относятся приказы о приеме на работу и увольнении сотрудников, о предоставлении ежегодного отпуска и декрета, о направлении в командировку и поощрении за продуктивный труд , об изменении оклада и других кадровых процессах. В отличие от распоряжений по основной деятельности, хранящихся в организации постоянно, вплоть до ее ликвидации, приказы по личному составу, изданные до года, хранятся в течение 75 лет, а изданные после года — в течение 50 лет. Исключение — приказы о предоставлении учебных и очередных оплачиваемых отпусков, о краткосрочных командировках по России или за рубеж, о дежурствах и дисциплинарных взысканиях. Они хранятся в течение пяти лет. Сроки хранения кадровых документов в организации Грамотная регистрация и нумерация кадровых документов облегчает их классификацию, ускоряет поиск и распознавание каждого конкретного приказа и упорядочивает процесс делопроизводства в целом.

Полезное видео:

Приказ о нумерации приказов

Зачем нумеруются приказы в кадровом делопроизводстве? В чем смысл нумерации приказов, ее основные принципы В организациях с небольшой численностью персонала учет приказов по нумерации вести не так сложно, а вот когда численность сотрудников достигает ста человек и выше, это несет дополнительную нагрузку на кадрового работника и позволяет : Систематизировать учет Провести анализ по взаимосвязанным документам Облегчает поиск приказа Разные категории кадровых документов имеют различный срок хранения: Приказы, оформленные до г. Однако существуют обще принятые нормы, которых обычно придерживаются. Индекс добавляется к цифрам через слеш, дефис или иной символ. С начала года нумерацию необходимо начинать сначала, с единицы.

Зачем нумеруются приказы в кадровом делопроизводстве?

Колобова С. Датами записей являются даты приема на работу, перевода на другую работу, увольнения, указанные в приказах распоряжениях по личному составу. Номера и даты приказов вносятся в 4-ую графу трудовой книжки. Порядок нумерации приказов по личному составу нормативными правилами не регламентирован. Кадровые приказы нумеруются отдельно от приказов по основной деятельности и, как правило, в пределах каждого календарного года. Единые правила нумерации приказов должны применяться во всех структурных подразделениях организации в соответствии с приказом распоряжением руководителя. В организациях с большим числом приказов по личному составу по различным вопросам управления персоналом возможно применение дополнительных буквенных обозначений для приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, командировании работника, предоставлении отпуска и т.

Оформляем документы по личному составу

Журнал учета приказов Законодательные основы организации документооборота на предприятии Деятельность каждого учреждения сопровождает оформление определенного количества документов. Даже если компания работает не особенно активно, ее документооборот составляют официальные бумаги о создании и регистрации предприятия, документация, препровождающая процедуры трудоустройства и увольнения работников, и, конечно же, приказы как волеизъявления и распоряжения руководства предприятия по самым различным поводам. Законодательство не устанавливает единой системы делопроизводства для всех организаций. Существуют лишь отдельные ведомственные приказы, утверждающие инструкции по делопроизводству в конкретных госорганах к примеру, приказ Федеральной службы по труду и занятости от

Московская область Добрый вечер! Посмотрите выдержки из статьи И. Гущиной "Кадровик. Кадровое делопроизводство", , N 3 Цитата: Приказ по личному составу - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия в целях разрешения оперативных, организационных, кадровых и других задач, стоящих перед данным предприятием. Особенность приказов по личному составу - их одновременная унификация в составе двух унифицированных систем документации: организационно-распорядительной документации, введенной в действие ГОСТ Р 6. Постановлением Госкомстата России от

Обновление: 19 октября г. Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве Кадровая документация представляет собой обширный комплекс приказов, форм, заявлений и иных документов. Для того, чтобы свободно ориентироваться в этом изобилии, нужна унифицированная система классификации и нумерации. Нумерация в данном случае решает проблемы: поиска необходимого приказа; установления взаимосвязей между несколькими приказами например, о сокращении штата и увольнении конкретного сотрудника ; организации хранения документации; систематизации приказов по содержанию. Приказы имеют разные сроки хранения, которые зависят от категории документа. Так, нумерация может служить для обозначения срока хранения документа. Основные принципы нумерации Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве нигде не закреплены. Организация вправе сама определить, по каким принципам производить нумерацию. Однако существует общепринятый порядок, которым руководствуется большинство предприятий. Индекс добавляется к цифрам через слеш, дефис или иной символ.

Пример нумерации приказов по кадрам для крупных предприятий и корпораций Документы в кадровом делопроизводстве В каждой организации существует свой порядок присвоения номеров, приказам по персоналу и кадровому подразделению. Его сложность зависит в первую очередь от количества сотрудников. При небольшом штате, например, в стартапе, необходимости в делении кадровых приказов по видам нет. Максимум, что может понадобиться, это разделить бумаги по срокам хранения. Таких сроков, как правило, три: документы по основной деятельности фирмы хранят все время существования предприятия; приказы распоряжения руководства по персоналу, сведения о которых необходимо заносить в трудовые книжки, хранятся 50 75 лет; текущие приказы по сотрудникам, которые не указывают в личном деле сотрудников, хранят до 5 лет. Для небольшого предприятия такого разделения приказов и распоряжений по персоналу вполне достаточно. Другая ситуация возникает в крупных компаниях, с удаленными подразделениями, филиалами, штатной численностью сотрудников в несколько тысяч человек. В них ежедневно издается множество распоряжений и приказов о приеме работников, увольнении, перемещениях, отпусках, командировках и т. При большой численности наемных работников необходимо дополнительно делить приказы на несколько категорий.