Журнал учета приказов

Регистрировать документы необходимо для того, чтобы: обеспечить учет документов и контроль их исполнения; облегчить поиск документов, создать организационно-поисковые системы; обеспечить сохранность документов. Кроме того, многие виды документов, создаваемых в организации, приобретают юридическую силу только после регистрации. Например, приказ руководителя организации начинает действовать с момента регистрации. А письмо получает официальный характер только после того, как ему присвоен исходящий регистрационный номер. Регистрационный индекс При регистрации документов происходит их индексация.

Журнал регистрации приказов по личному составу: как оформить

Во втором журнале фиксироваться приказы со сроком хранения 5 лет. Это приказы о дисциплинарных взысканиях, ежегодном оплачиваемом отпуске, учебных отпусках, дежурствах, краткосрочных командировках.

Если в компании большой объем документооборота, лучше завести несколько журналов учета приказов, каждый из которых соответствует определенному сроку хранения.

Как создать электронный журнал регистрации документов в Excel Как правильно оформить и вести книгу приказов Свободная форма ведения журнала регистрации приказов по личному составу не отменят необходимость строго соблюдать базовые правила оформления документации подобного рода. В частности, обложка документа должна содержать даты, когда его начали и окончили. Индекс журнала должен соответствовать принятой в организации номенклатуре дел.

Разумеется, данная информация должна быть на обложке журнала. Обложка журнала учета приказов по личному составу: образец Скачать образец Есть три общепринятых способа указывать информацию о работнике, который отвечает за ведение и хранение книги учета. Первый вариант — разместить данные о нем на титульном листе журнала или на его обороте.

Второй вариант — указать данные об ответственном лице в самом конце журнала, на последней странице. Третий вариант — расположить данные внизу каждой страницы документа. Если вы создаете электронный журнал учета, то внести эту информацию можно в нижний колонтитул страницы Образец данных об ответственном за ведение журнала Скачать образец журнала Журнал учета приказов относится к категории документации строгой отчетности.

Поэтому существуют особые правила оформления, которые предотвращают возможность извлечь, переместить или вставить новые страницы. Документы регистрируют в тот же день, когда они подписаны, утверждены п. Дата документа должна соответствовать дате его подписания или дате события, зафиксированного в документе.

Записи, которые внесли неправильно, запрещается стирать, подчищать или замазывать специальными средствами. Неверный текст можно аккуратно перечеркнуть. Корректные данные внести в ту же графу. Штатное расписание компании — стандарт, согласно которому нужно указывать должность, специальность или профессию сотрудников, упоминаемых в журнале.

Электронный журнал учета приказов по личному составу: образец Как использовать, чтобы вносить сведения задним числом Журнал учета приказов по личному составу относится к документации внутреннего пользования. Это значит, что доступ к нему есть только у работников отдела кадров или сотрудников, ответственных за ведение этого журнала.

Передавать книгу работникам других отделов внутри предприятия можно только после специального распоряжения руководителя отдела кадров. С содержательной частью журнала сотрудники других отделов могут знакомиться только в присутствии лица, которое отвечает за ведение документа. Лицо, ответственное за ведение журнала, отвечает и за его хранение. На лицевой стороне титульного листа его запись, которая удостоверяет, что его закрыли. Как правильно закрыть журналы регистрации документов: алгоритм и важные нюансы Как вести журнал регистрации приказов по личному составу Выше мы уже отмечали, что единого стандартного порядка вносить записи в журнал нет.

Но на практике есть типовая последовательность действий, придерживаясь которой вы сможете быть уверены, что оформляете книгу правильно. Шаг 1. Внесите в журнал номер приказа. Как правило, его присваивают документу в момент регистрации. Номер состоит из цифр и букв. Порядок присвоения номеров в организации может быть любой, но наиболее распространена буквенно-цифровая система индексации.

Когда объем кадровый документов велик, сразу разработайте систему индексации приказов по личному составу и добавьте к индексу приказа соответствующую букву. Шаг 2. Проставьте дату. Дата издания документа — это число, когда он его подписал генеральный директор фирмы. Шаг 3. Укажите вид документа. Вид приказа определяется вопросом, по которому его издали — прием на работу, увольнение, отпуск, перевод на другую должность. Шаг 4. Занесите данные сотрудника, которого касается приказ: укажите его ФИО, должность, в каком подразделении он работает.

Шаг 5. Дайте краткое содержание бумаги. Как правило, заголовок приказа отражает его краткое содержание. Укажите основание документа. Основание приказа — инициативный документ, который послужил причиной его издания. Например, заявление сотрудника или распоряжение руководства.

Образец журнала регистрации по личному составу Скачать шаблон журнала и использовать его в работе Вывод Журнал регистрации приказов по личному составу нужен для учета документов, которыми оформляют трудовые отношения: приказов о приеме на работу, увольнении, отпуске, командировках.

Унифицированной формы журнала нет. Но есть важные нюансы, которые нужно соблюдать ответственному за ведение журнала. Изучите их, чтобы не получить претензии при проверках.

Важное в сентябре.

Приказ Об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка Приказ О введении безналичной формы оплаты труда Приказ Об установлении полной коллективной материальной ответственности Приказ О сокращении численности и штата Приказ Об утверждении формы расчетного листка и др. Срок хранения Приказов по основной деятельности - постоянно.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности - образец

Образец книги приказов по основной деятельности Законодательно форма не установлена. Каждая организация вправе разработать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности. Предлагаем образец журнала учета приказов по основной деятельности. Также можно воспользоваться типовыми книгами-журналами, имеющимися в продаже. На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала. На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение. Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт. Содержание граф примерно следующее: Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.

Журнал регистрации приказов по личному составу - образец

Во втором журнале фиксироваться приказы со сроком хранения 5 лет. Это приказы о дисциплинарных взысканиях, ежегодном оплачиваемом отпуске, учебных отпусках, дежурствах, краткосрочных командировках. Если в компании большой объем документооборота, лучше завести несколько журналов учета приказов, каждый из которых соответствует определенному сроку хранения. Как создать электронный журнал регистрации документов в Excel Как правильно оформить и вести книгу приказов Свободная форма ведения журнала регистрации приказов по личному составу не отменят необходимость строго соблюдать базовые правила оформления документации подобного рода. В частности, обложка документа должна содержать даты, когда его начали и окончили. Индекс журнала должен соответствовать принятой в организации номенклатуре дел. Разумеется, данная информация должна быть на обложке журнала. Обложка журнала учета приказов по личному составу: образец Скачать образец Есть три общепринятых способа указывать информацию о работнике, который отвечает за ведение и хранение книги учета.

Как вести журнал регистрации приказов по основной деятельности

Фамилию, имя, отчество в журналах следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии — в соответствии со штатным расписанием. Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются. Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Журнал является документом внутреннего пользования и не может передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Также на титульном листе книги приказов по основной деятельности фиксируют: срок хранения, сведения о лицах, ответственных за ведение — ФИО, должность, основание распоряжение руководства организации , период ведения. Ставится заверительная надпись, журнал прошивается. При заполнении табличной формы указывают: Порядковый номер записи. Номер и дату регистрируемого приказа. Его содержание или наименование. Данные по исполнителю — фамилию, имя, отчество и должность. Обязательно оставляют свободную графу для внесения иной необходимой информации.

Журнал регистрации приказов по личному составу на предприятии

Журнал содержит 5 граф, которых достаточно для внесения и хранения всей необходимой информации о кадровых распоряжениях администрации компании. В издании есть инструкция и рекомендации относительно работы с ним. Журнал подходит для любого юридического лица предприятия, учреждения, организации , использующего наемный труд работников для упорядочения кадрового документооборота. Зачем нужна книга учета кадровых приказов На любом предприятии кадровая документация должна быть в порядке и соответствовать требованиям действующего законодательства. Важно обеспечить надлежащий учет документов, отображающих деятельность сотрудников.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности - применяется для регистрации приказов, образующихся в деятельности организации и.

На сегодняшний день список таких приказов является открытым, что подразумевает под собой то, что кадровая служба каждой организации вправе самостоятельно формировать их перечень. При этом сведения обо всех этих распоряжениях должны заноситься в соответствующий журнал регистрации. А это значит, что их вносить в журнал регистрации приказов по личному составу не нужно. Зачем нужен журнал Значение журнала понять не сложно: он позволяет систематизировать данные о распоряжениях руководства предприятий в отношении подчиненных, а также оптимизировать работу с ними. Для того, чтобы сведения были полными, в журнале должны регистрироваться все без исключения приказы относительно кадрового состава предприятия в хронологическом порядке. При необходимости журнал помогает быстро отыскать нужный приказ, а также, в случае возникновения сложных спорных ситуаций между работодателем и работником и доведения дела до инспекции по труду или суда, дает возможность подтвердить или опровергнуть правомерность тех или иных действий каждой из сторон трудовых взаимоотношений.

Обзавестись собственным образцом журнала регистрации приказов по основной деятельности необходимо сразу после учреждения компании. Это связано с тем, что уже в начале деятельности на предприятии издается ряд важных приказов, которые должны быть зарегистрированы должным образом. Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ. Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю. Подписаться С условиями обработки персональных данных согласен В момент регистрации в журнал не только заносятся сведения о конкретном приказе, но и ему присваивается порядковый номер. Таким образом, благодаря журналу регистрации будет невозможно издать какой-то приказ задним числом, ведь в регистре предусмотрен хронологический порядок ввода информации. Но, следуя общим правилам делопроизводства, необходимо соблюдать общепринятую структуру: Титульный лист. На нем приводится название регистра, наименование компании, срок начала и окончания ведения журнала.

Приказ о назначении компенсации за использование имущества сотрудника автомобиля образец Сроки хранения приказов В определенном смысле электронная форма ведения документации предприятия является весьма удобной в связи с наличием в действующем законодательстве требований о длительных сроках хранения отдельных типов документов. Так, в случае, если их количество является достаточно большим, журнал учета приказов, образец которого оформлен в электронном виде, будет обеспечивать возможность гораздо более компактного хранения необходимых данных, чем их бумажная форма. Актуальные сроки хранения различных типов документов установлены приказом Министерства культуры РФ от 25 августа г. В частности, этот документ требует, чтобы любая компания соблюдала следующие сроки наличия документации в архиве: хранение приказов, связанных с ведением основной деятельности предприятия — постоянно; хранение приказов, фиксирующих отправление отдельных административно-хозяйственных функций организации в журнале учета изданных приказов— 5 лет; хранение приказов, касающихся вопросов реализации трудовых отношений с личным составом компании — 75 лет. После окончания нормативного срока хранения конкретных документов они могут быть уничтожены в порядке, установленном действующим законодательством. Для этого создается специальная комиссия, которая определяет остаточную ценность таких бумаг. В случае, если они признаются подлежащими уничтожению, в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству оформляется специальный акт, подтверждающий их передачу на ликвидацию. В свою очередь, физическое уничтожение документов производится посредством их отправки на вторичную переработку или шредирование. Поскольку для разных типов документов установлены различные сроки хранения, специалист, ответственный за ведение документооборота в компании, должен периодически проводить анализ имеющихся в архиве компании бумаг на предмет выявления приказов, срок хранения которых уже истек.

Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений. По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ. При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации. Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению. Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы. Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал. Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя. Добавлять, вырывать листы запрещается, иначе смысл такого документа теряется. Кроме того, на сшиве должно быть указано общее количество листов в журнале, после чего на нем ставится подпись руководителя и печать организации.